Accord de sous-traitance des données

1. Parties et objet

L'établissement signataire (« le Responsable du traitement ») est responsable du traitement des données personnelles des comptes de ses formateurs. Julien Brichet, entrepreneur individuel, 15 Passage Leboul, 49100 Angers, SIRET 539 337 030 00040 (« le Sous-traitant »), les traite pour son compte afin de fournir le Simulateur scope.

Établissement : [NOM DE L'ÉTABLISSEMENT], [ADRESSE DE L'ÉTABLISSEMENT], représenté par [NOM DU SIGNATAIRE].

2. Description du traitement

• Finalité : donner accès au service aux formateurs de l'établissement, gérer leur connexion et leurs séances ;
• nature : hébergement, stockage, envoi de courriels de connexion ;
• personnes concernées : formateurs et responsables de l'établissement. Les participants n'ont pas de compte et aucune donnée personnelle les concernant n'est conservée (seule leur voix, si le microphone est activé pour l'écoute automatique de l'appel simulé, est traitée en mémoire, sans enregistrement ni conservation du texte reconnu) ;
• catégories de données : adresse électronique, empreintes (SHA-256) des codes et jetons de connexion, données d'abonnement (identifiants Stripe, formule), journaux de séances (noms des gestes, horodatages, notes libres et étiquette de patient simulé saisies par les formateurs, qui ne doivent contenir le nom d'aucune personne réelle), scénarios personnalisés, code de parrainage et liens de parrainage, logo facultatif.

3. Durée

L'accord court pendant toute la durée de l'abonnement de l'établissement, puis jusqu'à la restitution ou la suppression des données (article 9).

4. Obligations du Sous-traitant

• traiter les données uniquement sur instruction documentée du Responsable du traitement, qui est constituée par le présent accord, les conditions générales de vente et l'usage du service ; informer le Responsable si une instruction lui paraît contraire au RGPD ;
• garantir la confidentialité des données : toute personne autorisée à les traiter est tenue à la confidentialité ;
• ne pas utiliser les données à d'autres fins, notamment publicitaires.

5. Mesures de sécurité

• transmission chiffrée (HTTPS) ;
• codes et jetons de connexion conservés uniquement sous forme d'empreintes SHA-256 ;
• minimisation : aucune donnée de participant conservée, aucun enregistrement de voix ;
• hébergement en France chez OVHcloud ;
• journaux de séances supprimés automatiquement après 12 mois ;
• cookie de connexion « httpOnly ».

6. Sous-traitants ultérieurs

Le Responsable du traitement donne une autorisation générale pour les sous-traitants suivants :

• OVHcloud (OVH SAS, 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France) : hébergement ;
• Stripe Payments Europe Ltd (Irlande) : paiement et facturation ;
• Brevo (Sendinblue SAS, France) : envoi de courriels ;
• Cloudflare, Inc. (États-Unis) : DNS du nom de domaine et acheminement des courriels adressés à l'adresse de contact (donc des demandes d'exercice de droits écrites à cette adresse). Le DNS est configuré sans proxy : le trafic du service ne transite pas par Cloudflare.

Le Sous-traitant informe le Responsable de tout ajout ou remplacement, avec un préavis de [DÉLAI, par exemple 30 jours], pendant lequel le Responsable peut s'opposer. Le Sous-traitant impose à ses sous-traitants ultérieurs les mêmes obligations de protection des données et reste responsable envers le Responsable de leur exécution.

7. Assistance au Responsable du traitement

Le Sous-traitant aide le Responsable à répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition) et à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations, d'analyse d'impact et de consultation préalable, compte tenu de la nature du traitement. Il transmet sans délai les demandes qu'il reçoit directement.

Contact : contact@privateemergencysessions.com.

8. Violation de données

Le Sous-traitant notifie au Responsable du traitement toute violation de données personnelles dans un délai maximal de 72 heures après en avoir pris connaissance, par courriel à l'adresse indiquée par le Responsable. La notification décrit, dans la mesure du possible, la nature de la violation, les données et personnes concernées, les conséquences probables et les mesures prises ou proposées.

9. Sort des données en fin d'accord

À la fin de l'abonnement, et au choix du Responsable, le Sous-traitant supprime ou restitue les données personnelles, puis détruit les copies existantes, sauf obligation légale de conservation (notamment les pièces comptables). Les sauvegardes de la base sont conservées 14 jours sur le serveur et 30 jours sur le poste de l'Éditeur (copie renouvelée à la main, chaque renouvellement détruisant toute copie de plus de 30 jours) : les sauvegardes du serveur sont renouvelées chaque nuit et gardées 14 nuits (une sauvegarde nocturne qui échoue n'en retire aucune : l'Éditeur en est averti) ; les données supprimées disparaissent des sauvegardes du serveur au plus tard 15 jours après, et de celles du poste de l'Éditeur au plus tard au renouvellement qui suit leurs 30 jours. Si l'Éditeur restaure une sauvegarde sur le serveur, les comptes supprimés depuis sa date sont supprimés de nouveau aussitôt, d'après un registre, conservé sur le serveur, qui ne garde que leur numéro interne pendant 30 jours ; après la perte du serveur, la restauration se fait sur un serveur neuf, sans ce registre, et un compte supprimé après la date de la copie restaurée (ou depuis plus de 30 jours) peut réapparaître : il est alors supprimé de nouveau à la demande du Responsable. La base remplacée est gardée à côté 14 jours, puis détruite. Les journaux de séances sont de toute façon supprimés après 12 mois.

Les empreintes de l'essai gratuit, qui concernent la prévention des abus et non le service rendu à l'établissement, sont traitées par l'Éditeur en qualité de responsable de traitement, pour une durée de 5 ans, comme le précise la politique de confidentialité. [À VÉRIFIER PAR LE JURISTE]

10. Audits

Le Sous-traitant met à disposition du Responsable les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et permet la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le Responsable ou un auditeur mandaté tenu à la confidentialité. Les audits sont annoncés avec un préavis raisonnable de [DÉLAI], ne perturbent pas le service et se déroulent aux frais du Responsable.

11. Registre et responsabilité

Le Sous-traitant tient un registre des catégories de traitements effectués pour le compte du Responsable. Sa responsabilité est régie par les conditions générales de vente.

Le droit français est applicable. Les tribunaux d'Angers sont compétents.

12. Signatures

Fait à [LIEU], le [DATE].

Pour le Responsable du traitement : [NOM DU SIGNATAIRE], [FONCTION].

Pour le Sous-traitant : Julien Brichet.